Việc thực hiện nhiều công việc cùng một lúc sẽ phân tán sự tập trung, giảm khả năng phân bổ và quản lý thời gian. Vì vậy nhân viên cần biết cách quản lý thời gian hiệu quả cho công việc luôn trôi chảy.
Nguyên nhân khiến quản lý thời gian chưa hiệu quả
Một số lý do khiến nhân viên không quản lý thời gian hiệu quả:
- Không biết mình muốn gì: Một ngày làm việc mà không biết mình làm gì? Hoặc làm một số việc mà chẳng biết đích đến của mình là gì. Hãy xác định rõ mục tiêu của mình trước. Từ đó các bước trong kế hoạch của bạn sẽ trở nên rõ ràng hơn.
- Không biết nên tập trung vào đâu: Điều này gặp ở nhiều nhân viên. Bạn đang cố làm quá nhiều việc cùng một lúc và kết quả là không có cái nào đạt kết quả cao. Hơn nữa, bạn tốn quá nhiều thời gian. Hãy tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên và loại bỏ những việc không cần thiết.
- Chưa phân tích đúng tình huống: Không biết mình đang đứng ở đâu sẽ ảnh hưởng lớn đến kế hoạch. Phân tích tình huống trước, sau đó quyết định những bước nào sẽ đưa bạn đến mục tiêu của mình.
Báo cáo của hãng Atlassian cho biết: 80% nhân viên thường dành thêm khoảng 20% số giờ làm thêm ở nhà nhưng vẫn không giải quyết hết công việc. Hầu hết nhân viên đang tiêu tốn quá nhiều thời gian cho công việc nhưng vẫn không đạt được hiệu quả như mong muốn.
Vậy nếu bạn đang làm việc ở một công ty nào đó mà muốn quản lý thời gian hiệu quả thì hãy áp dụng một số cách sau.
Lập thời gian biểu cụ thể và rõ ràng
Mỗi tối trước khi đi ngủ, hãy soạn nội dung công việc cho ngày mai. Bạn hãy lập sẵn “to-do-list” (những việc cần hoàn thành). Vào buổi sáng trước khi đi làm chỉ cần nhìn lịch làm việc là bạn biết hôm nay cần phải làm gì và thời gian cho từng công việc là như thế nào rồi.
Bạn có thể làm lịch hàng tuần ở điện thoại để theo dõi. Cũng có thể in ra giấy cho dễ nhìn. Lần lượt hoàn thành những việc này cho 1 tuần và lên tiếp các tuần sau. Nó sẽ giúp bạn từng bước đạt được các mục tiêu từ công việc hằng ngày. Từ đó đạt mục tiêu tuần, mục tiêu tháng hiệu quả hơn. Đây cũng là cách quản lý thời gian hiệu quả được nhiều CEO ứng dụng.
Xu hướng Marketing tăng doanh thu đa kênh tiếp cận khách hàng lâu dài
Ma trận quản lý thời gian hiệu quả – Eisenhower
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng.
Đặc biệt, ma trận Eisenhower phù hợp với những người làm việc theo mục tiêu nhưng không kịp thời hạn. Phương pháp này giúp bạn không bị cuốn vào dòng xoáy các công việc gấp rút mà tập trung vào những việc quan trọng.
Dwight D. Eisenhower (1890 – 1969) là tác giả của ma trận quản lý thời gian mang tên ông. Ông Eisenhower được bầu làm Tổng thống thứ 34 Hoa Kỳ năm 1952.
Áp dụng ma trận Eisenhower, phân chia công việc thành 4 nhóm với tính chất khác nhau.
Việc quan trọng, khẩn cấp
Bạn cần ưu tiên làm ngay lập tức. Nhóm này sẽ chiếm khoảng 15-20% thời gian để làm và có các dấu hiệu nhận biết dưới đây:
- Việc xảy ra bất ngờ, gặp vấn đề khủng hoảng.
- Không còn thời gian để hoãn lại công việc.
- Hoàn thành tất cả công việc còn sót lại.
Việc quan trọng, không khẩn cấp
Bạn sẽ cần sắp xếp thời gian để xử lý. Nhóm này chiếm 60-65% khoảng thời gian dành cho công việc. Đối với, những việc ở nhóm này, mọi người cần tập trung làm việc và đầu tư nhiều thời gian hơn so với các nhóm còn lại.
Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
Bạn có thể thực hiện ủy quyền, giao việc. Nhóm này chiếm 10-15% quỹ thời gian làm việc để hoàn thành. Những dấu hiệu nhận biết như sau:
- Được người khác ủy quyền giải quyết và không thuộc trách nhiệm của mình.
- Phát sinh từ các phần việc nhỏ.
- Phản hồi thư, email hoặc những cuộc họp, trao đổi ngắn.
Việc không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn có thể bỏ qua, hoặc không cần làm. Đừng để những việc ở nhóm này chiếm dụng quá nhiều khoảng thời gian. Nên dành ra 5% để giải quyết công việc thôi. Một số công việc không quan trọng, không khẩn cấp có thể kể đến như:
- Tán gẫu cùng bạn bè.
- Những cuộc gọi kéo dài.
- Các hoạt động giải trí.
- Làm những việc không mục đích.
Để quản lý thời gian hiệu quả theo ma trận Eisenhower cần làm việc theo thứ tự ưu tiên các nhóm:
- Cấp độ 1 – Việc khẩn cấp và quan trọng.
- Cấp độ 2 – Việc quan trọng, không khẩn cấp.
- Cấp độ 3 – Việc khẩn cấp, không quan trọng.
- Cấp độ 4 – Việc không quan trọng, không khẩn cấp.
Bản chất của ma trận Eisenhower có thể hiểu là sự sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên phù hợp nhằm giúp công việc hoàn thành đúng mục tiêu và định hướng đã đề ra.
Công việc sẽ được nhóm theo tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để quản lý hiệu quả. Cụ thể:
- Những việc quan trọng sẽ tạo ra những giá trị dài hạn. Nó giúp bạn tiến gần đến mục tiêu của mình.
- Những việc khẩn cấp thường cần giải quyết lập tức và ảnh hưởng đến nhiều người.
Xem thêm: Cách tạo địa điểm trên Google Map cho công ty chi tiết nhất
Hướng dẫn nhân viên biết cách đặt mục tiêu
Đặt mục tiêu là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất. Bởi mục tiêu là động lực giúp nhân viên giải quyết công việc hiệu quả. Nếu không có mục tiêu thì nhân viên sẽ mất lái và không biết nên định hướng làm gì. Từ đó lãng phí thời gian của bản thân và công ty.
Một trong những cách đặt mục tiêu được áp dụng nhiều đó là: SMART.
Thiết lập mục tiêu theo phương pháp SMART
- Specific: Cụ thể. Mục tiêu cần cụ thể và chi tiết. Bạn làm việc đó thì đạt được gì? doanh thu, tăng trưởng ra sao? Mục tiêu càng rõ ràng thì càng đạt được nó.
- Measurable:Khả năng đo lường được. Mục tiêu phải có con số cụ thể chứ không nói chung chung. Số lượng hoành thành bao nhiêu hoặc doanh số đạt được bao nhiêu tiền. Bạn cần theo dõi kế hoạch hành động để đo lường và đạt kết quả tốt.
- Attainable:Có thể đạt được. Bạn phải ước tính khối lượng công việc đảm bảo trong thời gian hoàn thành được. Đừng đưa ra KPI quá sức khiến bạn không với tới được. Cũng không đưa KPI quá thấp sẽ không phát huy hết năng lực vốn có của bạn.
- Relevant:Tính thực tế. Mục tiêu đặt ra phải liên quan trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Nó phải phù hợp với tình hình thực thế.
- Time-bound:Khung thời gian. Thời gian hoàn thành là bao lâu? Cần chia nhỏ các mục tiêu và giới hạn thời gian đạt được.
Với những cách hướng dẫn trên, hy vọng bạn sẽ quản lý thời gian cho mình hiệu quả. Từ nay, đừng quá tham nhiều việc dồn cùng một lúc mà hãy giải quyết việc ưu tiên cái nào trước cái nào sau. Mọi thứ sẽ trở nên tốt đẹp hơn khi bạn biết vận dụng hiệu quả thời gian 1 ngày 24 tiếng của mình.
Chúc bạn áp dụng thành công!